Arbeidslister - holde registeret oppdatert

Å ha full oversikt over MS-pasienter ved sitt eget HF vil være nyttig i mange sammenhenger. Flere HF har inkludert bortimot 100% av sine pasienter i registeret lokalt, og kan bruke det til å planlegge tilstrekkelig ressursbruk for å gi god kvalitet på MS-oppfølgingen. En oppdatert oversikt over hvor mange som bruker ulike behandlinger vil også være til god nytte i denne sammenhengen (en forbedret grafisk fremstilling over pågående behandling er nå tilgjengelig i registreringssystemet). F.eks. bruker Helse Bergen, som har (nesten) alle MS-pasienter registrert i sin lokale database, disse opplysningene til å planlegge sine aktiviteter. Dessuten har bruk av registeret ført til at flere pasienter med for langt intervall mellom kontrollene har blitt fanget opp og kontrollhyppighet justert. Altså har tilgang til disse listene blitt brukt i viktig kvalitetsforbedring av pasientoppfølgingen. Hvis de fleste (helst alle) pasientene i tillegg har gitt sitt samtykke til registrering vil det gi data i det sentrale MS-registeret som gir store muligheter i forhold til kvalitetsforbedring og forskning.

Hver gang en pasient har vært til planlagt nevrologisk undersøkelse skal noen data samlet ved kontrollen legges inn i registeret. Hvis pasienten er oppdatert frem til forrige kontroll er dette som oftest enkelt og lite tidkrevende. Gjøres dette fortløpende og i møte med pasienten eller like etter konsultasjonen vil pasientene være oppdatert til enhver tid. Det vil likevel være vanskelig å unngå at noen få pasienter ikke blir oppdatert etter en kontroll. Tilsvarende, hvis det ikke har vært mulig å oppdatere pasienter på en stund, er det vanskelig å finne de det gjelder i registeret i ettertid. Derfor har vi inkludert arbeidslister i registreringsløsningen som viser hvilke pasienter som trenger oppdatering. Arbeidslistene finner du under valget "Pasienter" på startsiden. De finnes også direktelinker på denne startsiden.

Arbeidsliste 1 som finner pasienter som mangler oppdatering

Denne listen søker bland de pasientene som er i live og som følges opp hos ditt HF.

Pasienter kommer med på denne listen hvis:

• Har ingen opprettede perioder med sluttdato etter en dato som du angir som grense (standardverdi er 9 måneder tilbake i tid)
• Har en periode som enten ikke er ferdigstilt (gul) eller mangler helt en periode bakover i tid(rød).
• Hvis du krysser av for en eller flere behandlinger, så vil kun de som har brukt minst en av de valgte behandlingene komme med på listen.

Under vises tre eksempler på pasienter som ville kommet med på listen hvis du bruker standardgrensen på 9 måneder tilbake i tid.

 

 

 

Arbeidsflyten blir at en og en pasient fra listen åpnes og data oppdateres, og fortsetter slik helt til alle er gått gjennom. Du velger en pasient ved å klikke på en linje i arbeidslisten. Pasienten åpnes i et eget vindu i nettleseren din, hvor du kan gjøre nødvendige oppdateringer. Eventuelt kan det være at du ser at pasienten ikke har vært på ny kontroll enda, så ingen endringer gjøres. Når du er ferdig med denne pasienten lukker du vinduet i nettleseren hvor denne ble åpnet, og du vil komme tilbake til arbeidslisten. Trykk så på "Sjekket nå" knappen for denne pasienten. Da får den «Dagens dato» som «Sist sjekket» verdi. Slik at hvis du eller andre lager tilsvarende liste i samme tidsrom kan dere se at denne nettopp har blitt sjekket og man kan hoppe over denne. Når du trykker på «Sjekket nå» forsvinner pasienten fra listen. «Sist sjekket» feltet er tomt for alle pasientene i starten. Men etter hvert som du, eller andre, trykker på «Sjekket nå» knappen så får feltet datoer som kommer opp ved senere søk.

NB! Hvis du velger å hoppe over en pasient uten å sjekke denne så skal du ikke trykke på «Sjekket nå».

Videoen under viser mer konkret hvordan arbeidet med listene utføres.

NB! Videoene under viser til en tidligere versjon av systemet, men fremgangsmåten er den samme i dagens system. Problemet med lang søketid, som omtales, er løst i siste versjon samt at to nye arbedslister er lagt til. I arbeidsliste 1 er nå enklere å se hvilken pasient du har nettopp åpnet i listen, denne er markert med grå bakgrunn. Listen kan vise samtykkestatus for hver pasient (velges dette tar søket litt lenger tid). 

Vi kan benytte arbeidslistene til ulike nyttige oppgaver (se også video under).

• Vil du oppdatere data for en bestemt behandling så velg aktuell behandling og kun pasienter som har brukt/bruker denne behandlingen kommer med på listen. Sorter på «Pågående behandling» for å finne hvilke som bruker denne behandlingen nå.
• Du vil se at ofte inneholder listen pasienter som har periode etter oppgitt «grense». Det er fordi de mangler perioder bakover i tid. Sorter på «Sist oppdatert» (det er standardsorteringen når listen lages) for å velge kun de som mangler perioder etter en gitt dato. Eller sorter på «Mangler perioder» for å finne de som mangler minst en periode.
• Sett datoen til dagens dato (når du åpner listen er den automatisk satt 9 måneder tilbake i tid), da får du med alle registrerte pasienter. Så kan du for eksempel sortere på «Diagnose dato». Da kan du se de sist diagnostiserte pasientene og se om de har startet på behandling (kvalitetssikring).
• Få med alle pasientene ved å sette datoen til dagens dato og samtidig kryss av for at du ønsker samtykkestatus inkludert. Sorter listen etter samtykkestatus (klikk en eller to ganger på toppen av samtykke-kolonnen). Da kan du se hvor mange som ikke har signert samtykke og hvem de er.

Arbeidsliste 2 for pasienter som ikke følges opp lenger

I listen over er det kun pasienter som er i live og som «Følges opp hos din avdeling (Helseforetak)» som kommer med på listen. Det er nå mulig å definere at en pasient ikke følges opp hos oss lenger, f.eks. kan pasienten ha flyttet. Har en pasient blitt markert som dette vil den ikke komme med på listen beskrevet over uansett. I stedet vil du finne pasienten på listen «Pasienter som ikke følges opp hos oss lenger». Der finner du pasienter som dere tidligere har fulgt opp og som mangler data (perioder) i tidsrommet dere hadde oppfølgingen. Er listen tom, betyr det at alle pasienter som dere ikke følger opp lenger har oppdaterte data for den perioden pasientene ble fulgt av dere.

I menyen «Inklusjon» finner du valget «Administrativt». Her kan du definere en start og sluttdato for når pasienten følges opp hos dere. Alle pasientene har fått «Oppfølging startdato» satt lik debuttidspunkt mens «Oppfølging sluttdato» er tom. Pasienter som har flyttet, eller av andre grunner ikke følges opp hos dere lenger gir dere en sluttdato som er lik dato på siste konsultasjon.

Hvis det ikke er mulig å oppdatere mangler hos pasienten når man definerer den som "følges ikke opp hos oss" så kan du på et senere tidspunkt bruke arbeidslisten "Pasienter som ikke følges opp hos oss lenger" til å identifisere hvilke pasienter som trenger oppdatering. Etter en slik liste er generert går du gjennom pasient for pasient og legger inn manglende data. Da blir pasientene fullstendige i perioden dere har fulgt de opp og kommer derfor ikke med på fremtidige søk med denne arbeidslisten (de er ferdig registrert fra deres side).

Det er viktig at pågående behandling eller bivirkning ikke skal avsluttes i registeret selv om pasienten ikke følges opp av dere lenger. Altså flytter en pasient fra deres HF til ett annet og hun bruker et bestemt medikament, så skal dere ikke avslutte denne behandlingen hos dere. Avslutte behandling, og tilsvarende avslutte bivirkning, gjøre kun når pasienten virkelig avslutter en behandling eller en bivirkning går over. (se video under).

NB! I denne sammenhengen er det viktig at «Pasienter som ikke følges opp hos oss lenger» betyr at pasienten ikke følges opp i ditt HF. I tråd med innmelding av de ulike lokale databasene som dere bruker til å legge inn data. De fleste HF har bare et sykehus med nevrologisk avdeling, men der flere sykehus bruker samme database (f.eks. Namsos og Levanger) så følges pasienten ikke opp hos dere hvis pasienten ikke går til kontroll ved noen a sykehusene.

I kommende versjoner ønsker vi at det skal være mulig å håndtere spesialtilfellet der en pasient flytter frem og tilbake til samme HF. Hvis dere har en slik situasjon nå, så registrer dere den siste tidsperioden pasienter er hos dere. Hvis f.eks. en pasient flytter tilbake til et HF hun/han har bodd i før 01.01.2020, og fortsatt får sin oppfølging der i dag, så settes «Oppfølging startdato» til 01.01.2020 mens «Oppfølging sluttdato» skal være uten verdi.

Arbeidsliste 3 for døde pasienter som mangler data

Denne viser døde pasienter som mangler perioder. Listen inneholder kun de døde som ble fulgt hos oss frem til dødsdato. Pasienter som kommer på arbeidslisten trenger oppdatering av noen siste data for å gjøre hele forløpet ti pasienten komplett. Pågående behandlinger og bivirkninger avsluttes senest ved dødsdato. Også her, som for arbeidsliste 2, er det muligheter for å inkludere alle de døde pasientene uavhengig om de trenger oppdatering eller ikke.

Arbeidsliste 4 for pasienter som krever ekstra registreringsarbeid

Alle som registrerer har nå muligheten til å markere en pasient som «Krever ekstra registreringsarbeid». Det kan være flere grunner til dette. Typisk blir en pasient markert fordi det ikke er tid til å registrere nødvendige data «der og da». Ny-diagnostisere kan markeres uten at det legges inn noe data om pasienten. Vi anbefaler at dere har en eller flere resurspersoner som jevnlig går gjennom denne listen for å fylle inn data på disse pasientene. Figuren under viser hvordan en pasient markeres. Dette gjøres enkelt under menyen Inklusjon>Administrativt

Alle pasienter som på et gitt tidspunkt er markert kommer med på arbeidsliste 4. Her vil bruker kunne åpne en og en pasient og gjøre nødvendige tilføyelser av data. Se figur under: