Praktisk informasjon
Elektroniske fakturaer og kreditnotaer som blir sende til føretak i Helse Vest må vere på Elektronisk Handelsformat (EHF), som er det vedtekne standardformatet for offentleg sektor. Om lag 70 prosent av dei om lag 300 000 fakturaene som årleg kjem til Helse Vest er no på EHF-formatet.
I implementeringsrettleiaren finn du til ei kvar tid oppdatert informasjon om korleis EHF-formatet skal brukast. Også utanlandske leverandørar kan sende elektroniske fakturaer til alle som kan ta i mot EHF-faktura.
Elektroniske fakturaer og kreditnotaer må sendast via eit godkjent aksesspunkt. Aksesspunktet validerer blant anna at det obligatoriske feltet i formatet er riktig utfylt. Dersom ein faktura ikkje er valid, blir han automatisk sendt i retur til leverandøren.
Alle leverandører kan sende EHF-faktura, ein må berre ta stilling til om fakturaen kan/skal genererast frå eige system, frå ein fakturaportal eller om papir-/pdf-faktura skal konverterast via ekstern teneste.
Fakturareferanse
I dei høva der leverandøren har fått eit bestillingsnummer frå ein bestillande avdeling, må dette brukast som fakturareferanse. Nummeret skal leggjast i XML-feltet "OrderReference/ID" (berre tallteikn). Dette gjer det mogleg fakturasystemet vårt automatisk kan kontrollere faktura mot (godkjent) ordre i bestillingssystemet og overføre til utbetaling etter gitte reglar.
Bruk av "OrderReference" er ikkje obligatorisk, i følgje implementeringsrettleiaren, men Difi tilrår jamvel at store verksemder bruker dette så mykje som mogleg.
Vedlegg
Når EHF-fila inneheld nok informasjon i seg sjølv, treng vi ikkje eit eige fakturavedlegg i tillegg. Unntaket er når det må leggjast ved utfyllande informasjon, som timelister, teikningar og liknande. Desse vedlegga ønskjer vi primært som innebygd ("embedded") PDF-format og dei må merkast "commercial invoice", slik implementeringsrettleiaren viser.
Kontaktperson
Leif Egil Bjørsvik – Mobil +47 95 10 34 15