Elektroniske faktura
For leverandørar som Helse Vest har eit samarbeid med via Ehandelsplattformen, er all elektronisk handel, inkludert bruk av elektroniske faktura, regulert i samhandlingsavtalen. Øvrige leverandørar må følgje krava under for å kunne sende oss elektroniske faktura og kreditnota.
Praktisk informasjon
Elektroniske fakturaer og kreditnotaer som blir sende til føretak i Helse Vest må vere på Elektronisk Handelsformat (EHF), som er det vedtekne standardformatet for offentleg sektor. Til Helse Bergen kjem det om lag 180 000 faktura årleg, over 90 prosent av desse er på EHF-formatet.
I implementeringsrettleiaren finn du til ei kvar tid oppdatert informasjon om korleis EHF-formatet skal brukast. Også utanlandske leverandørar kan sende elektroniske fakturaer til alle som kan ta i mot EHF-faktura.
Elektroniske fakturaer og kreditnotaer må sendast via eit godkjent aksesspunkt. Aksesspunktet validerer blant anna at det obligatoriske feltet i formatet er riktig utfylt. Dersom ein faktura ikkje har innkjøpsordre nummer i rett felt, blir han automatisk sendt i retur til leverandøren.
Alle leverandører kan sende EHF-faktura, ein må berre ta stilling til om fakturaen kan/skal genererast frå eige system, frå ein fakturaportal eller om papir-/pdf-faktura skal konverterast via ekstern teneste.
Vår fakturaadresse er:
Helse Bergen HF
Regnskapsseksjonen
Postboks 1400
5021 BERGEN
Merk: Vi ønsker å motta alle faktura som EHF faktura.
Organisasjonsnummer: 983 974 724
Elektroniske fakturaer EHF: 0192:983974724
Dei som ikkje har moglegheit til å sende faktura som EHF faktura, kan sende e-post til: kostnad@helse-bergen.no
Helse Bergen wants all suppliers to send their invoices via the e-invoicing system (EHF).
The correct EHF address for Helse Bergen is: 0192:983974724
The EHF e-invoice that is sent to Helse Bergen must have the purchase order number placed in the "OrderReference" tag in the XML file for the EHF e-invoice.
Please be aware that the incorrect or lack of labelling of an invoice can delay the processing time, which in turn will delay the payment of the invoice.
If you have not received the purchase order number, please contact the department or the person who ordered the goods/service to obtain the purchase order number.
If you received the purchase order number only after the invoice was sent, this can be sent to the following e-mail address: kostnad@helse-bergen.no; remember to state which invoice number the purchase order number belongs to.
If you do not have the posibility to use EHF e-invoice, you may send the invoice to the following e-mail address: kostnad@helse-bergen.no
Fakturareferanse
Alle fakturaer skal være merket med innkjøpsordre nummer frå bestillande avdeling. Nummeret skal leggjast i XML-feltet "OrderReference/ID" (berre tallteikn). Dette gjer det mogleg for fakturasystemet vårt og automatisk kontrollere faktura mot (godkjent) ordre i bestillingssystemet og overføre til utbetaling etter gitte reglar. Dersom feltet «OrderReference» ikkje er tilgjengelig i ditt system, så kan feltet «buyerreference» brukast.
Bruk av "OrderReference" er ikkje obligatorisk, i følgje implementeringsrettleiaren, men Difi tilrår jamvel at store verksemder bruker dette så mykje som mogleg.
Vedlegg
Når EHF-fila inneheld nok informasjon i seg sjølv, treng vi ikkje eit eige fakturavedlegg i tillegg. Unntaket er når det må leggjast ved utfyllande informasjon, som timelister, teikningar og liknande. Desse vedlegga ønskjer vi primært som innebygd ("embedded") PDF-format og dei må merkast "commercial invoice", slik implementeringsrettleiaren viser.
Kontaktperson
Leif Egil Bjørsvik – Mobil: 951 03 415